Cómo enfrentar reuniones 1 a1 complejas

3 ideas para enfrentar reuniones 1 a 1 desafiantes

Cómo enfrentar reuniones 1 a1 complejas
Collage: Gonzalo Pizarro D.

Aunque nos gustaría que siempre las reuniones 1 a 1 fueran en torno a temas fáciles de abordar, la realidad es que eso no siempre ocurre. Ya sea por la necesidad de recuperar el rendimiento, el compromiso, roces al interior del grupo o cambiar el enfoque de alguna de las personas del equipo, las 1 a 1 a veces se ponen difíciles de abordar y desafiantes para los liderazgos. En Pipoll pensamos en cómo ayudarte a sacarlas adelante y por eso preparamos este post con 3 ideas útiles para sortearlas con éxito.

La confianza nunca es más importante que en una crisis. Aquellos que no logran generar confianza rápidamente en las crisis pierden la confianza de sus empleados. -Kate Van Akin de McKinsey

Hechos más que juicios

¡Qué difícil es! Pero es una aproximación necesaria y al mismo tiempo mucho más práctica para tu organización. Si te enfocas en los juicios será mucho más complejo para la persona que recibe feedback “negativo” salir del modo más personal de ese feedback. Al enfocarse en los hechos, la retroalimentación se vuelve inmediatamente mucho más profesional. Por eso, antes de la reunión recopila información relevante que te permita acotar bien la conversación. Anota los puntos relevantes que quieres tocar para no desviarte.

Si usas datos, te será mucho más fácil enfocar la conversación y mostrar de manera clara el problema. Al mismo tiempo podrás abrir el espacio para escuchar las razones de esa situación. Si usas algún sistema de retroalimentación abierta a todo el equipo, puedes incorporar alguno de esos comentarios profesionales como modo de abrir el problema que quieres tratar. Lo importante es que tengas una base tangible que aleje la conversación del área de las opiniones y la lleve hacia los hechos concretos.

Una vez que haces eso es momento de dar paso a la comprensión. Escuchar con atención, empatizar y tomar acciones que puedan iniciar el camino de solución.

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Cambia tu enfoque: Estás ayudando a la otra persona a conseguir su mejor versión. Ese punto de vista te puede guiar de mejor manera en una conversación desafiante. Aquí algunos consejos de Harvard Bussiness Review

Enfócate en la solución

Es bastante habitual en este tipo de conversaciones que nos quedemos atrapados en el problema. Una reunión 1 a 1 puede empantanarse por perder el foco de lo que realmente importa. Si bien es relevante entender las razones por las que el problema ocurre, es aún más relevante buscar y encontrar el camino que permita superarlo.

Para conseguirlo pavimenta ese camino. Primero anticipa con tiempo a la persona del tema que quieres hablar en la reunión e impúlsalo a pensar en ideas para resolverlo. Una vez que estés en la reunión escucha con atención, incorpora las ideas, matízalas si es necesario y entrega tu visión.

Propicia los acuerdos y tomen planes de acción juntos bien concretos para que puedan chequear si los acuerdos se están cumpliendo o no.

35 preguntas útiles para tus reuniones 1 a 1
Hicimos una guía con 35 preguntas que te serán muy útiles en tus reuniones 1 a 1.

Genera espacios de confianza

Este es un trabajo a mediano plazo. Pero darte el tiempo de hacerlo te permitirá tener espacios donde el feedback es bien recibido, las personas lo valoran y entienden como un proceso de mejora. Para lograrlo es muy recomendable usar feedback continuo. ¿Qué significa esto en concreto? Parte con reuniones 1 a 1 periódicas, en Pipoll recomendamos que sean cada 15 días, pero puedes empezar con una al mes y podrás ir viendo el pulso de tus equipos, adelantarte a posibles crisis y entregar mejores herramientas para que cada persona saque la mejor versión de cada una.

A esto puedes agregarle micro-encuestas de seguimiento constante. Si usas Pipoll de eso se preocupa Pipollino, pero si no tienes un sistema como éste, puedes incorporar tus propias encuestas a la dinámica de trabajo. Te recomendamos que sean simples, no anónimas, cortas (no más de 5 preguntas) y que te permitan detectar si alguien requiere más atención.

Tomar estas dos medidas te dará una fotografía más exacta de lo que pasa al interior de tu organización y al mismo tiempo te permitirá enfrentar esas conversaciones complejas con un foco más claro respaldado en datos.

El feedback continuo enriquece el desarrollo organizacional
Consigue una cultura vibrante, creativa y eficiente incluyendo el feedback continuo.

Finalmente es importante que te abras a la idea que la incomodidad en las conversaciones puede ser un síntoma positivo. Ahí es cuando puedes generar conexiones de calidad con las personas que forman parte de tus equipos, cuando más útil puedes ser ycuando más beneficios puedes generar en la persona que recibe el feedback, en el que lo da y en la organización.