Cómo realizar reuniones uno a uno significativas
Recopilamos algunos consejos útiles para mejorar la calidad de tus reuniones 1 a 1
Las reuniones uno a uno son claves para el desarrollo organizacional y hay buenas razones para que así sea. Sobre todo en el área de las startups y las empresas tecnológicas en general, este tipo de reuniones han terminado por ser de las prácticas favoritas de founders y gerentes. Pero, ¿cómo saber si estoy realizando buenas reuniones uno a uno? ¿Son significativas? ¿Están mejorando la forma en que funciona mi equipo o empresa?
Son preguntas que probablemente ya te has hecho, pero que no necesariamente has respondido del todo. Así que buscamos las mejores prácticas en relación a las reuniones uno a uno y le sumamos la experiencia que hemos adquirido con algunos de nuestros clientes. Aquí te dejamos una guía de consejos para realizar reuniones uno a uno que sean significativas.
Antes de la reunión
- Agenda y bloquea tiempo: Hazlo de forma regular en tu calendario. Incorporar esta práctica de forma habitual te permitirá respetar las reuniones agendadas, prepararlas con anticipación e incorporarlas de forma natural en el funcionamiento de tu empresa. Aprovecha para definir la frecuencia con las que las vas a hacer, hacerlo le dará un marco a las personas en las que se podrán mover, las preocupaciones naturalmente se canalizarán por ahí lo que redundará en una mejor gestión del tiempo y más eficiencia en el flujo de comunicaciones.
- Prepara la conversación: Preocúpate de anotar de forma clara y sencilla los principales temas que pueden ser relevantes de conversar durante la reunión. Si es la primera vez que se realiza una reunión de este tipo es muy bueno aclarar antes los roles y explicitar si se quiere que el colaborador / colaboradora sea el protagonista de ella poniendo los temas de los que se hablará en la reunión. De todas formas esta tarea funciona mucho mejor si se hace colaborativamente, es decir entre ambos definen los temas y entre ambos delinean los roles y metas que serán revisadas en la siguiente reunión.
- Recolecta datos, genera contexto: Realizar una recolección de datos antes de la reunión te permitirá tener contexto para saber qué temas son más relevantes de conversar: Las perspectivas laborales, la relación con los compañeros y compañeras o la experiencia de trabajo en general. Tener claridad sobre estos puntos te permitirá ser más eficiente durante la reunión porque te centrarás en donde realmente importa. Pipoll automatiza ese trabajo, pero puedes hacerlo manualmente también con un correo electrónico o una encuesta de Google.
Gonzalo Pizarro D.
Durante la reunión
- Comienzo positivo, rompe el hielo: Empezar una reunión no es tan fácil, sobre todo si pueden abordarse temas personales o delicados. Un buen consejo es comenzar con buenas vibras, reconocer un trabajo, una presentación, un diseño bien hecho, es una forma de decirle a la otra persona que su trabajo es relevante. Hay líderes que prefieren comenzar preguntando con honestidad cómo están anímicamente, si las cosas van bien en casa o si están sintiéndose bien en el trabajo, si hiciste la recolección de información previa puedes conectar esa pregunta con la información que ya manejas. De esta forma, comunicas de entrada que la persona es lo más importante para ti. Sea cual sea la manera en la que prefieras comenzar, es importante que seas consistente. Si sólo vas a preguntar o felicitar al otro en esa instancia perderás un poco de credibilidad, pero si es un inicio honesto, sincero y humano, generarás más confianza con las personas.
- Escuchar más, hablar menos: Es una especie de regla que sirve para no olvidar el sentido de las reuniones uno a uno, intenta hablar menos del 50% de la reunión. Se trata de escuchar más que de dar consejos y opiniones. En esa escucha activa es dónde resulta más probable encontrar problemas no vistos, soluciones no pensadas o ideas reveladoras. Hay otras instancias para ser más protagonista en el liderazgo, en las reuniones uno a uno, el protagonista es el otro.
- Rendimiento y felicidad: Hay quienes creen que las reuniones uno a uno deben enfocarse más en la felicidad o el compromiso de las personas con la organización. Hay otros que piensan que lo realmente relevante en las reuniones uno a uno es usar la instancia para mejorar el rendimiento y acotar de mejor manera las tareas y las expectativas. Ambas perspectivas podrian tratarse en las reuniones uno uno, ya sea en reuniones separadas (por ejemplo, una vez al mes hablaremos de felicidad y engagement y en las otras nos enfocaremos en rendimiento) o en la misma reunión entregándole un tiempo determinado a cada una. Tener una visión acabada del momento y a la vez con perspectiva de cada persona será una consecuencia lógica de esta mezcla. Lo importante, es que las personas tengan muy claro el objetivo y alcances de la reunión antes de comenzar, para que no hayan falsas expectativas ni malos entendidos.
- Mostrar vulnerabilidad y expresar gratitud: Una buena reunión uno a uno exige que la persona que acude a esa reunión muestre su vulnerabilidad: Lo que le cuesta hacer, aquello con lo que le cuesta lidiar, lo que no le gusta de sus líderes, o las dinámicas tóxicas de sus compañeros. Sin embargo, es poco probable que eso surja de la nada. Que el líder sea capaz de mostrar su vulnerabilidad al menos en el aspecto laboral servirá para que la contraparte sienta que puede hacerlo y que está en un espacio seguro de confianza. Por lo mismo y para reforzar aún más este espíritu es que se vuelve tan importante agradecer lo compartido al final de la reunión.
Gonzalo Pizarro D.
Después de la reunión
Acordar los pasos a seguir: Generar un documento compartido que sea de fácil acceso donde queden registrados los acuerdos, las ideas que se generaron en la reunión y pasos a seguir es muy útil. Servirá para que ambas partes no pierdan de vista lo acordado y puedan verificar si se están haciendo cosas para realizarlo. De igual forma sirve como punto de partida para una siguiente reunión donde se podrán ver los avances, las medidas tomadas y si ellas han tenido el efecto deseado.