Comienza, para, continúa
Hicimos una sesión de feedback con start-stop-continue y en este post te contamos cómo nos fue 😎
Parecen las indicaciones de un profesor de manejo algo sobrepasado por las circunstancias, pero no. Nada que ver. Es un método para dar feedback en tu organización muy popular por lo simple y eficaz que es (👀Netflix y otros lo usan). Si ejerces liderazgo en alguna empresa, es una buena forma de impulsar una cultura del feedback, así que dale unos minutos a este post donde te contamos en qué consiste y cómo la pusimos en práctica en Pipoll.
Primero que todo, tal vez has oído hablar de este método por su nombre en inglés start, stop, continue.
Esta técnica es muy útil para lograr más productividad al interior de los equipos: Enfocarse en lo que realmente funciona, dejar de usar tiempo en aquello que no genera beneficios, darle más agilidad a los proyectos en los que se trabaja y alinearse en torno a objetivos comunes.
Esta técnica de feedback puede hacerse enfocada en cada persona que participa de la reunión, donde se le entrega feedback de parte de cada persona del equipo y también con el foco en un proceso, proyecto o período de tiempo determinado. En la versión individual, cada persona se va de la reunión con un panorama muy claro respecto a dónde puede mejorar y qué hacer para lograrlo. En la segunda sabremos con claridad también qué parte de nuestro proyecto o metodología d etrabajo debemos depurar.
Sea cual sea la alternativa que elijas es súper importante ir construyendo desde antes una cultura de apertura, confianza, escucha y respeto dentro de la organización.
¿Está más claro ahora? 🤔
Entonces, vamos a lo práctico 👇🏼
¿Start, stop, continue: En qué consiste?
Esta técnica invita a generar feedback en tus equipos en base a tres categorías:
1- Start / Comenzar: Aquellas tareas o prácticas que parecen ser positivas para conseguir los objetivos trazados en el equipo y que aún no se están haciendo
2- Stop / Parar: Aquellas prácticas que no son tan eficientes o que no están dando los resultados pensados y que se deberían dejar de hacer
3- Continue / Continuar: Todo aquello que se está haciendo, que funciona y que se debe seguir realizando.
Gonzalo Pizarro D.
¿Cómo llevarla a cabo? Antes de la reunión
En Pipoll decidimos ponerla en práctica. Para eso el primer paso es acotar el tema del que se va a hablar. Start, stop, continue es esencialmente una técnica retrospectiva, por lo que resulta especialmente útil para revisar proyectos, prácticas y procesos que ya han sido llevados a cabo o que ya llevan un tiempo desarrollándose.
Nosotros decidimos enfocarnos en la metodología de desarrollo teniendo como rango para el análisis el año 2022. Sin embargo en tu organización puedes hacerlo de otra forma, por ejemplo acotando el tiempo a un trimestre o semestre o a un proyecto específico.
Luego de tener eso definido te recomendamos hacerlo de manera presencial, así lo hicimos nosotros y eso nos permitió estar bien concentrados, escuchar con atención y participar de manera más activa. Sin embargo si quieres hacerlo de forma remota hay herramientas para facilitar la tarea como los templates de Miro, por ejemplo.
Otro detalle a tomar en cuenta, elige un espacio amplio que ojalá tenga una pizarra para ir anotando, consigue plumones en buen estado y reserva ese lugar por al menos 2 horas. Ese tiempo usamos nosotros en la reunión y éramos cuatro personas más un guía.
Ese es otro punto relevante, una persona debe guiar la reunión porque es esperable que en las distintas etapas de ella, la conversación se desvíe y termine por consumir tiempo en temas que no son tan relevantes para el propósito final. Por eso, asegúrate de que una persona (ojalá de recursos humanos) ayude a llevar adelante la reunión.
Además, es súper importante antes de comenzar dejar claro que el objetivo de la reunión es conseguir más productividad en los procesos, eliminar aquello que no funciona y en general construir un mejor lugar para trabajar. Por eso es tan relevante que seamos honestos y a la vez respetuosos.
En la reunión
Para comenzar la reunión dibujamos en una pizarra tres columnas. Una para start, otra para stop, y una tercera para continue. Frente al grupo se explicamos en qué consiste la actividad. Para despertar la creatividad en Pipoll iniciamos con 2 minutos de escritura individual en base a asociación libre. Una técnica que permite salir de la caja habitual desde donde pensamos nuestras ideas, despertar el cerebro y estimularlo para la actividad que está comenzando.
Luego de esos 2 minutos iniciales es el momento de entrar a la sección start. Se invita a todas las personas presentes a escribir en su computador, cuaderno o posit que prácticas, tecnologías, procesos creen que pueden implementarse para ser más productivos. Para esa actividad dimos 5 minutos por cronómetro. Luego repetimos el proceso con las otras dos columnas, stop (lo que creemos que debemos dejar de hacer) y continue (lo que estamos haciendo y debemos reforzar porque funciona bien).
Cuando todos terminaron de escribir sus ideas para cada columna, elegimos aleatoriamente a una persona del grupo para que compartiera sus ideas. La persona elegida escribió sus ideas en la pizarra, mientras explicaba cada una de ellas. La idea aquí es escuchar con atención, hacer preguntas para entender mejor cada uno de los puntos, opinar sobre si estamos de acuerdo y recalcar que no es relevante juzgar si lo que se comparte está bien o mal.
Tras la exposición del primero, el segundo tenía un par de ideas repetidas, por eso le pedimos que hiciera una marca al costado de la idea en la pizarra. Así sabríamos al final de la reunión qué idea terminó siendo más recurrente. Luego puede escribir sus ideas nuevas y explicarlas. El proceso se repite con todos los participantes.
Conversamos abiertamente respecto a lo que se debe integrar a los procesos y las razones para hacerlo. En nuestro caso esta etapa fue la más profunda porque desarrollamos cada idea en profundidad, contrastamos puntos de vista y logramos generar un diagnóstico a partir de lo que cada uno dijo. Sin embargo, no poner límite de tiempo a esta fase nos jugó en contra para el desarrollo de las siguientes dos (stop y continue).
Lo positivo es que lo que hablamos en la sección start estaba relacionado directamente con lo que creíamos que debíamos parar de hacer, así que no fue necesario darle tanto tiempo a las siguientes dos secciones.
Si sigues estos pasos, para el final de la reunión tendrás la pizarra decorada con ideas nuevas y caminos sugerentes para las próximas semanas de tu equipo, empresa u organización.
Pero llegado a ese punto aún falta por hacer
Gonzalo Pizarro D.
Fase final
Para terminar la reunión es importante que se genere un camino para poner en práctica lo que sacamos en limpio. Esto también es un desafío grupal. Entre todos nos dimos cuenta que había un diagnóstico claro y que había que tomar medidas en distintas áreas para mejorar. Por eso cada persona del equipo se hizo cargo de algún desafío específico y en una semana más deberá contarle al resto de nosotros cómo cree que debe ser abordado.
Es decir, hay un plan acotado y concreto 📊
Esta vez fue la primera en que hicimos este tipo de reunión de feedback en Pipoll, por eso le pedí comentarios a los participantes para incluirlos en esta nota. Acá les comparto algunos que les pueden ayudar a decidir si quieren implementarlo o no.
Diego Vallejos, founder: "Fue una hora y media donde estuvimos obligados a mirar cómo funcionamos fuera de la contingencia y en un nivel más arriba de reflexión que el habitual. Le dedicamos tiempo a definir qué podemos hacer mejor de ahora en adelante. Salieron iniciativas concretas que nos permiten ser mejores inmediatamente".
Alejandro Rico, dev: "Responder las preguntas que genera S-S-C trae energías de renovación y productividad. Creo que hacer esto periódicamente ayuda a mantener el enfoque del equipo y alinearnos con las metas de la empresa".
José Daniel Muñoz, dev: "Creo que aparecieron más claramente cosas que se vislumbraban pero que no habíamos tenido la instancia para expresar. Fue un momento apropiado para parar de acumular esos issues invisibles".
Sebastián Jarufe, CTO: "Estoy gratamente sorprendido porque veía que teníamos algunos obstáculos al momento de desarrollar, pero no veía soluciones tan concretas. Pero luego de esta reunión y usar esta técnica encontramos soluciones muy claras y prácticas para mejorar en las próximas semanas"